Assistante et Office Manager : vers une polyvalence très qualifiée

Dans les entreprises, les assistantes d’aujourd’hui ne sont plus les secrétaires d’hier… Celles dont la mission consistait parfois exclusivement à la gestion de l’emploi du temps de leur « chef ».
Majoritairement des femmes, elles sont désormais une clé de voûte pour toute TPE/PME et l’interlocutrice incontournable depuis l’extérieur.
« Au Geyvo Ile de France, pour nos adhérents,nous recrutons des assistantes confirmées » explique Claire Saury, Chargée de développement pour notre Groupement d’employeurs. « En 2e partie de vie professionnelle, avec 15-20 ans d’expérience, elles sont ultra-professionnelles.

Office manager qualifié

« Il arrive couramment qu’un chef d’entreprise de 15, 20, 30 personnes, s’épuise après quelques années à gérer seul la plupart des fonctions. Il se rend compte qu’il a besoin de se décharger d’activités sur quelqu’un qui prenne le relais en comptabilité, administration des ventes, gestion des salariés…

Je pense notamment à l’un de nos adhérents qui a confié la gestion de son back office à une assistante, salariée du Geyvo Ile de France, pour se recentrer sur le développement commercial et stratégique. L’intégration et le fonctionnement se sont si bien déroulés, qu’il a recruté très rapidement cette office manager à temps complet.

Les profils déjà expérimentés dans des petites structures sont plus aptes à s’adapter dans des postes au sein de TPE / PME. En termes de savoir-faire, ces personnes sont très polyvalentes. Cela peut être par exemple de la comptabilité* (saisie des factures, suivi des devis, relations avec l’expert-comptable). Ou bien de l’administration des ventes (relations avec les clients, conformité de produits, gestion des litiges), ou encore du soutien en ressources humaines (gestion quotidienne des dossiers salariés).

Mission de délégation

De plus, au sein de petites structures, l’accent est également porté sur le savoir être. Savoir s’adapter à l’équipe, au secteur d’activité. Etre autonome, prendre des initiatives et surtout être digne de confiance. L’office manager doit assurer la confidentialité car il a accès à toutes les données de la société.

Je constate que nos salariées font souvent appel à leur curiosité, pour se plonger et s’approprier le contexte des sociétés dans lesquelles elles travaillent. Il y a également une forte dimension relationnelle avec l’équipe, et une notion de confiance et de délégation de la part du dirigeant. Parfois réticent au début, il s’aperçoit qu’il a beaucoup à gagner. Par la suite, l’assistante voit son poste s’étoffer selon ses appétences.

Hiérarchie « libérée »

Certaines personnes s’adressent spontanément au Geyvo Ile de France, intéressées par le temps partagé (3 à 4 jours par semaine), souvent en raison d’un projet personnel en parallèle (professionnel ou familial).
D’autres, découvrent la formule et l’apprécient car elle leur offre une opportunité d’occuper un poste très opérationnel, proche de la direction et de la stratégie de l’entreprise.

Beaucoup évoquent la différence de relation hiérarchique lors du démarrage dans l’entreprise. Le rapport hiérarchique est libéré de tout carcan, puisqu’elles interviennent avec une casquette de prestataire, en tant que salariées du Geyvo Ile de France. Elles se sentent plus libres, plus naturelles au début et prennent plus facilement des initiatives.
Cela leur permet de construire leur poste, hors de la fiche établie, selon des besoins non formalisés, en s’adaptant à l’ambiance et les relations internes à développer.

Totalement intégrées, elles travaillent en général pour 2 entreprises maximum. Et pour certaines, après quelque temps dans leurs fonctions, sont recrutées par l’une des sociétés adhérentes.»

* Sous la supervision de l’expert-comptable de la société adhérente